Сатьи по менеджменту и консалтингу

Национальная Ассамблея Уэльса недавно заменила свою HR систему на новую, чтобы предоставить возможность 4-м тысячам сотрудников оперировать своими данными в режиме on-line. Тони Брэйси (Tony Bracey), глава команды, осуществляющей проект, делится своим опытом по внедрению новой HR-системы.

Для чего Вам потребовалось внедрять новую HR систему?

Замена существующей HR системы на новую рассматривалась как часть стратегии Ассамблеи, согласно которой после автоматизации административных процедур и придания большей точности данным по персоналу, некоторые обязанности HR должны перейти к линейным менеджерам и другим сотрудникам. Мы хотели перейти от бумажных систем к электронному хранению и пользованию информацией, от большого количества процессов/систем к меньшему числу процессов, а, следовательно, и меньшему объему административной работы.

Передаваемые обязанности Что касается передаваемых обязанностей, то нам была необходима такая система, которая позволила бы сотрудникам самим заниматься обновлением своей персональной информации в режиме on-line. К такой информации относится: запрос разрешения на отсутствие на рабочем месте, информация о последних изменениях в политике компании, должностные инструкции и набор компетенций, обновление истории карьеры и образования, подача заявки на вакансии on-line.

Плюс ко всему, мы хотели, чтобы эта система позволила менеджерам давать разрешения на запросы об отсутствии работников и оценивать эффективность сотрудников, а также оценивать организационные структуры, получать информацию по управлению on-line и иметь доступ к оценкам эффективности, должностным инструкциям и планам по развитию. Мы также хотели, чтобы система дала возможность менеджерам принимать решения, будучи информированными по сути, своевременно и точно.

Нам была нужна система, которая позволила бы разъединить части организационной структуры, делегировать области HR функций, принимать решения на основе фактов.

Целостность данных

Мы хотели, чтобы система позволяла:
- обновлять информацию on-line
- иметь базы данных, недоступные для посторонних
- предоставлять справочную информацию в режиме on-line по нетрудоспособности, этническому кодексу поведения, употреблению уэльского языка, здоровью и безопасности на работе.

Кто входил в команду, занимавшуюся проектом?

Мы старались сделать так, чтобы в команду входили представители всех подразделений компании. Команда состояла из менеджера проекта (им был я сам) и 2-х сотрудников из отдела по персоналу, полностью вовлеченных в работу над проектом, и одного, работающего частично, который, помимо этого, поддерживали существующую систему. Другие участники проекта - сотрудники остальных подразделений организации: внутреннего аудита, отдела правительственной торговли, отдела снабжения, представители тех, кто будет использовать систему, представители IT, финансов, и команды поддержки HR системы.